La era de la virtualidad notarial en Colombia

 Autora: Abg. Ana Belén Ruíz Duarte


Un gran paso a la era de la virtualidad dio la Superintendencia de Notariado y Registro mediante la expedición de la resolución No. 00011 del 04 de enero de 2021, donde se consignan las directrices a seguir para los actos notariales completamente virtuales como: matrimonios, testamentos (abiertos-cerrados), conciliaciones y procesos de insolvencia de persona natural no comerciante.

Estos servicios digitales ofrecidos por las notarías en el país, aparte de estar a la vanguardia de la tendencia mundial del desarrollo a la virtualidad, ofrecen a la población con discapacidad la oportunidad de ejercer sus derechos sin importar su condición.

Estos actos notariales se identificarán de manera única e inequívoca con un código notarial digital (CUANDI) conformado por: el código del departamento, el código del municipio, número de la notaría, código del acto notarial, año del acto y el consecutivo notarial.

Ahora entraremos a hablar de términos como la materialización, desmaterialización y la digitalización de un documento. El primero hace referencia al paso de un documento electrónico o digital a uno físico. El segundo y el tercero aluden a la conversión de un documento físico a uno digital.

¿Cómo se puede acceder a este servicio?

En principio todos podemos realizar estos actos pero hay que cumplir ciertos parámetros como:

1.   El notario solo podrá adelantar las actuaciones notariales dentro de su círculo notarial. Es decir, tanto las partes como el notario deberán encontrarse en el círculo notarial al que pertenece el notario. Tal y como se hace actualmente.

2.   Para el ingreso del usuario a este sistema debe realizarse la autenticación biométrica de forma presencial.

3.   Debe existir una solicitud del interesado para la realización del acto notarial por medio electrónico.

4.   La firma electrónica será pactada de común acuerdo entre las partes, en donde se determinen las condiciones legales y técnicas para el intercambio electrónico de datos, que se llevará a cabo en la diligencia notarial. El cual estará vigente por un (1) año únicamente.

5.   La notaría le pasará una comunicación escrita dirigida al titular, donde se le informa la política de tratamiento de datos personales.

6.   Quienes estén registrados en el repositorio electrónico de la notaría (con autenticación biométrica y registro electrónico de firmas), podrán otorgar escrituras públicas electrónicas.

7.   El matrimonio y el testamento (abierto o cerrado), se realizarán en forma virtual con audio e imagen en tiempo real de todos los intervinientes, quienes al momento del registro electrónico hayan aceptado esta forma de comparecencia.

8.   El reconocimiento de firmas y contenido de documento privado se realizará sobre:

·         - Mensajes de datos (referidos en el Art. 2 Ley 527/1999)

·         - Documentos materiales que se desmaterialicen

·         - Mensaje de datos que se desmaterialicen

9.   A solicitud del interesado, los notarios crearán un directorio digital de usuarios.

 

Parámetros digitales que identificarán al acto notarial

Todo acto notarial virtual debe contener:

1. Código CUANDI

2. Firma digital del notario

3. Certificado de autenticación notarial

4. Sello electrónico (correspondiente al sello físico del notario)

5. Código QR

6. Firma electrónica del usuario

7. Mecanismo opcional de identificación del operador

 

De interés para el profesional en derecho:

1. Teniendo inscrita su firma en el registro electrónico y deje de ser apoderado, poderdante, representado y/o representante legal de persona natural o jurídica, deberá informar al notario sobre esta situación para realizar su cancelación una vez pierda tal condición.

Oficiosamente el notario podrá realizar  esta cancelación cuando:

-Tenga conocimiento de esta circunstancia con sustento documental

-El notario conozca del fallecimiento de un inscrito por registro civil de defunción o consulta en el RUAF. 

2. Cuando un poder esté consignado en el directorio electrónico de poderes  de la Ventanilla única de registro-VUR- No se requiere su presentación en físico para efectos de otorgar escritura pública.

 

Esta nueva reglamentación abre la posibilidad para  reaprender a expresar nuestra voluntad, que viene del papel y se dirige a la digitalización.

 

(Superintendencia de Notariado y Registro- Resolución No. 00011 de 04-01-2021)


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